Nedávno jsem psal o tom, jak hledám náhradu za Gmail, který jsem používal na soukromý email více než 10 let. Nakonec jsem zakotvil u Zoho Mailu. Používám ho přes měsíc, takže už jsem nějaké zkušenosti nasbíral. Jak se s ním pracuje z pohledu dlouholetého uživatele Gmailu?

O Zoho

Společnost Zoho u nás není moc známá. Nicméně na trhu funguje už 26 let. Původem je z Indie, ale dnes působí globálně s pobočkami po celém světě. V Evropě má sídlo v Utrechtu v Nizozemí, kde se nachází také servery pro evropské zákazníky. Byla jedním z průkopníků webových aplikací. Poprvé jsem na ni narazil v roce 2010, kdy jsem její online kancelářský balík nasazoval v prázdninové práci v USA. Tenkrát byl objektivně propracovanější než Google Suite. Od té doby se jejich portfolio rozrostlo na 50 aplikací, které pokrývají nejrůznější činností podniků a jednotlivců. Já mám většinu těchto věcí řešených ve vlastní režii, takže mě zajímal jen email, který mi Zoho nenutí v balících s dalšími službami. Ale i u emailu pro více uživatelů se hodí pokročilá administrátorská konzole a kdykoliv v budoucnu v případě potřeby lze rozšiřovat předplatné o další služby a aplikace.

Cena

U Googlu jsem měl email na vlastní doméně a odcházím od něj, protože tato možnost dál nebude zdarma ani za přijatelnou cenu. Pokud chcete email na vlastní doméně zdarma, Zoho vám takovou možnost nabízí. Navíc to není „zdarma“ ve smyslu: produktem jste vy a zaplatí nám to inzerenti. Zoho se chlubí tím, že služba bude vždy bez reklam a poskytování dat inzerentům. Má ale několik omezení: organizace může mít maximálně 5 uživatelů, každý z nich je limitovaný 5 GB a k dispozici je přístup jen přes webové rozhraní (žádný IMAP). Pro mě je poslední omezení dealbreaker, takže jsem šel do placeného.

Placené tarify jsou Mail Lite, který má dvě ceny: 0,90 eur/uživatel/měsíc za 5 GB a 1,13 eur za 10 GB. Tato možnost už obsahuje vše, co od standardního emailu požadujete, a je to i to, co jsem nakonec vybral já. Pokud vám to nestačí, můžete si vybrat Mail Premium za 3,60 eur. Zvýší se vám prostor schránky na 50 GB a máte tam další pokročilé funkce jako podepisování S/MIME na straně serveru, archivování na úrovni organizace atd.

Pokud byste chtěli jít cestou přímé náhrady za GSuite/Google Workspace, můžete si vybrat Zoho Workplace, které začíná na 2,70 eur (30 GB pro email, 10 GB pro zbytek) a kromě emailu obsahuje také cloudový disk, kancelářský balík, instant messaging a konferenční hovory.

Platí, že zvolený tarif je nastavený pro všechny uživatele v organizaci. Nemůžete mít Mail Lite pro ty, kteří email využívají méně, a Mail Premium pro ty, kteří jej využívají více. Zoho ale přidává flexibilitu v podobě datových balíčků. Překročíte 10 GB? Nemusíte přecházet rovnou na Mail Premium. Můžete si dokoupit 5 GB za 1,5 eura měsíčně. Tato kapacita navíc není vázaná na konkrétního uživatele, ale je sdílená. Pokud budete mít 2 uživatele s 12GB schránkami, nemusíte platit 7,2 eur měsíčně za Mail Premium, ale jen zhruba polovinu.

Starý GSuite byl sice orientovaný na firemní použití, ale využívala ho díky ceně také řada rodin, které teď hledají alternativy. Zoho na to zareagovalo spuštěním nové služby Zillum, což není nic jiného než Zoho Workplace upravený pro rodinné použití. Liší se tarify (Zillum začíná na 5,83 eurech za 3 uživatele, kteří mají společně 75 GB na email a 500 GB dalšího diskového prostoru) a výběrem aplikací (je vypuštěná aplikace na konferenční hovory a naopak je obsažená služba pro správu hesel). Je dobré si dopředu promyslet, co bude ta nejlepší varianta, protože ze Zoho Mail na Workspace a nazpátek lze v rámci firemních tarifů přecházet, ale mezi firemními a rodinnými tarify to možné není.

Migrace

Myslel jsem si, že migrace bude hračka. Všechno to převedu přes imapsync jako tenkrát na Gmail. Jenže po spuštění jsem měl odhadovaný čas dokončení za 10 dní a to se jednalo pouze o jednu schránku z několika. Bylo jasné, že tudy cesta nevede.

Naštěstí Zoho nabízí pěkný migrační nástroj. Původně jsem chtěl první převést data, všechno si nastavit a až bych měl všechno připravené, tak přesměrovat doménu. Migrační proces Zoho ale začínal od přesměrování domény, což nakonec dává smysl, protože bez přesměrování pošty do nové destinace by se původní schránka stala pro migrační nástroj pohyblivým cílem, jak by do ní dál mířily emaily.

Nástroj pro úvodní nastavení emailu vám nejdřív umožní vytvořit uživatelské účty. Potom vás provede krok po kroku změnami v DNS záznamech. Vždycky zkontroluje, jestli se změna zpropagovala, než vás pustí do dalšího kroku. Nakonec se připojíte k účtům u Googlu, vyberete, do kterého účtu u Zoho se mají data přemigrovat, a vytvoříte migrační úlohu, která postupně přesypává emaily do nové schránky. Bylo vidět, že úlohy neběží celou dobu naplno, občas se zastavovaly asi podle nějakého balancování výkonu na serveru, ale po 8 hodinách byla zmigrovaná i poslední schránka.

Všechny zprávy a složky/značky se podařilo zmigrovat. Zoho navíc ke každé zmigrované zprávě přidalo značku „All-Gmail“, aby bylo jasné, které zprávy byly zmigrované a které už přišly do nové složky.

Filtry

Jako každý pokročilejší uživatel emailu se spoléhám na filtry. U soukromého emailu ta potřeba není tak intenzivní jako u pracovního, kde přijímám podstatně víc zpráv, ale i tak se bez filtrů neobejdu. Bohužel to není věc, která by šla jednoduše zmigrovat, takže pokud mi něco zabralo při migraci z Gmailu čas, bylo to znovunastavování filtrů.

Gmail má dosti netradiční přístup k filtrům. Nepracuje s pořadím filtrů, vykonávají se všechny filtry a možnosti, podle čeho filtrovat, jsou omezené. Omezené možnosti filtrů v Gmailu se dají nahradit skripty, ale ty se nevykonávají, když zprávy přijdou, ale v pravidelných intervalech, což není ideální. Zrovna filtrování je věc, kterou jsou u Gmailu skousával asi nejhůř. Ač není filtrování v Zoho Mailu taky ideální, je to do velké míry návrat k tomu, na co jsem byl zvyklý dřív.

Možností, podle čeho filtrovat, je více. Stejně tak možností, co se zprávami odpovídajícími podmínkám dělat. U složitějších filtrů lze nastavovat logické operátory přímo v rozhraní nastavení, není třeba se spoléhat na syntaxi vyhledávání jako u Gmailu. Můžete pracovat s pořadím filtrů a vybrat si, jestli se mají vykonávat i ostatní filtry. K úplné spokojenosti mi chybí filtrování podle libovolné hlavičky, ale to neuměl ani Gmail a obecně už to dnes není příliš běžné. Zatímco u Gmailu je filtrování hodně spjaté s vyhledáváním a můžete vytvářet filtry z vyhledávání, u Zoho Mailu můžete filtry vytvářet ze zpráv. Automaticky se vyplní všechny běžné podmínky, které zpráva splňuje, a vy si jen vyberete, které mají ve filtru zůstat. Pěknou drobností je, že v seznamu filtrů vidíte u každého, na kolik zpráv už se daný filtr aplikoval.

Užitečnou funkcí Gmailu je automatické filtrování do kategorií (Sociální sítě, Promoakce, Fóra). Byl to jeden z důvodů, proč jsem se Gmailu tak dlouho držel. Sám si poštovní schránku dokážu zorganizovat, ale ostatní ani neví, co filtry jsou, a měli by jinak inbox zahlcený reklamními sděleními. Kaňkou na této funkci je, že tzv. kategorie nepodporuje IMAP, takže ve webovém rozhraní Gmailu jsem měl zprávy v inboxu pěkně vytříděné, ale v desktopovém klientu zase všechny na hromadě. Dobrou zprávou je, že Zoho Mail má podobné řešení taky, a ještě lepší zprávou je to, že to dělá standardnější cestou.

Nazývá to „inteligentními filtry“, které příchozí zprávy dané povahy třídí do složek Newsletter a Notification. Očividně se to učí od všech uživatelů, protože od úplného začátku většinu zpráv vyfiltroval. Ty, které ne, lze přesunout do dané složky, případně „přidat“ do daného inteligentního filtru a příště už ji vyfiltruje spolehlivě. Výhodou oproti řešení od Gmailu je, že se pořád jedná o filtry. Můžete s nimi pracovat v kombinaci s ostatními filtry, případně upravit, co se zprávami dělat. Zprávy také nekončí v nestandardních kategoriích, ale ve standardních složkách, takže je máte vytříděné i v desktopovém klientu připojeném přes IMAP.

Spam filtr

O Gmailu se říká, že má nejlepší filtr na nevyžádanou poštu. Jedná se o největší emailovou službu na světě, takže má také největší vzorek, na kterém se může učit, a co se týče machine learningu, patří Google ke špičce. Moje zkušenost se spam filtrem v Gmailu nebyla tak růžová. U soukromého emailu (u pracovního se to občas stává) si opravdu nepamatuju, kdy by do příchozí pošty pustil spam. False positives, tedy zprávy, které neměly a přesto skončily ve spamu, ale byly celkem časté.

Je možné, že jinde to je horší. Gmail jsem používal výhradně přes 11 let a nemám moc srovnání. U Zoho Mail můžu zatím říct, že to horší není. První den mi propustilo 2 nevyžádané zprávy, pak se ale filtr srovnal a už mi do příchozí pošty žádný spam nechodí. Na false positives narážím, ale není to ve větší míře než u Gmailu.

Na rozdíl od bezplatného Gmailu a starého GSuite (u placeného Google Workspace nějaké možnosti jsou, ale není to žádná sláva) lze nastavovat práci se spamem i na úrovni organizace. Můžete si třeba nastavit, zda se budou emaily filtrovat už na úrovni organizace nebo až na úrovni jednotlivých uživatelů. Na úrovni organizace můžete blokovat určité domény, definovat vzorce textu nebo regulární výrazy, případně filtrovat emaily napsané v určitém jazyce.

Spolehlivost

Google garantuje 99,9% dostupnost Gmailu v rámci placeného Google Workspace. U Zoho jsem podobnou garanci pro emailovou službu nemohl najít. Nicméně mají celkem přehledné statistiky dostupnosti služby na status.zoho.eu a emailová služba měla za první tři měsíce tohoto roku dostupnost 99,97 %. Subjektivně jsem za tu dobu, co Zoho Mail používám, problémy se stabilitou a dostupností nepozoroval.

Soukromí a bezpečnost

Google má u mě nálepku „Great security, zero privacy“. Co se týče bezpečnosti, nemůžu si na jeho služby stěžovat. Myslím si, že mají v této oblasti výborné know-how, bezpečnostní prvky zavádí rychleji a ve větší míře než obdobné firmy. Nicméně je to firma, která žije z prodeje dat o uživatelích. Údajně nikdy neskenovala emailové schránky pro optimalizaci inzerce u placených účtů a nějaký čas to nedělá ani u bezplatného Gmailu, ale z povahy svého podnikání to bude vždy firma hladová po vašich datech, takže očekávat u ní nějaké soukromí nelze.

Zoho Mail nemá „zero-knowledge“ architekturu jako např. Proton Mail nebo Tutanota, nelze tedy od něj čekat takovou úroveň soukromí. Nicméně Zoho bere soukromí jako věc, kterou se chce konkurenčně odlišit od Googlu. Ubezpečuje, že nezobrazuje a nikdy nebude zobrazovat reklamu, že data o uživatelích neprodává žádné třetí straně a že ani nemá na svých stránkách žádný sledovací kód třetí strany. Více informací si lze přečíst v Privacy Commitment a Privacy Policy.

Pro mě je také podstatné, že má Zoho servery v EU. To není podmínka pro to být kompatibilní s GDPR, ale v jiných jurisdikcích ta ochrana dat nemusí být tak silná.

Co se týče zabezpečení dat, nemám zatím k Zoho nějaké zásadní výhrady. Mají docela dobře popsané, jak jsou data na jednotlivých úrovních zabezpečená (Security Whitepaper a Encryption Whitepaper). Splňují taky řadu standardů a certifikací pro práci s daty a jejich zabezpečení, což se počítám od dodavatele podnikového softwaru očekává.

Gmail se snaží upozorňovat na podezřelé nebo podvodné emaily. Totéž dělá i Zoho Mail. Pokud u zprávy selže kontrola DMARC/ SPF/ DKIM, která se snaží ověřovat odesílatele a nahrazovat tak nedokonalost SMTP protokolu, Zoho Mail vás na to upozorní a zobrazí, z jaké adresy skutečně přišel. Stejně tak upozorňuje na to, když zpráva obsahuje sledovací pixel, nebo když se adresa odesílatele snaží umným výběrem znaků tvářit jako jiná. Zoho Mail také informuje o tom, jak byla zpráva šifrovaná. Jestli byla šifrovaná aspoň na cestě mezi servery, což stále ne každý mail server umožňuje, nebo jestli byla end-to-end šifrovaná pomocí S/MIME certifikátu (pokud si to nastavíte).

Zabezpečit email už bych dnes doporučoval jedině dvoufaktorově. I tady Zoho Mail nabízí několik možností. Můžete využít zasílání potvrzovacích kódů přes sms (nedoporučuji), nastavit si OTP v libovolné ověřovací aplikaci, nebo využít mobilní aplikaci Zoho OneAuth, které umí jak OTP, tak „bezheslové“ ověření. Můžete také využít hardwarový klíč. Bohužel podporované jsou pouze YubiKey, s běžným FIDO klíči si neporadí, což asi má jediná výtka v této oblasti, protože používám GoTrust Idem Key.

Webové rozhraní

Google vždy vsázel na webové služby a webová rozhraní prostě umí a patří v tomto ke špičce. Najít emailovou službu, která se kvalitou webového rozhraní blíží Gmailu, není jednoduché. Zoho se to dle mého názoru daří. Osobně mi webové rozhraní Zoho Mailu asi vyhovuje i víc než to u Gmailu. Více se podobná tradičnímu rozhraní desktopových klientů, což mi vyhovuje více. Gmail se psaním nových zpráv v malých „popupech“ mi nikdy úplně nepřirostl k srdci.

Zoho Mail využívá karty, mezi kterými můžete nahoře přepínat. Dost se tak podobá Thunderbirdu. Umožňuje taky volit si mezi různými barevnými schématy a přepínat do nočního režimu, který přepne celé rozhraní do tmavých barev. Podporovaná jsou desktopová upozornění a můžete si zapnout offline režim. Potom bude Zoho Mail ukládat všechny zprávy do určitého data (ve výchozím stavu 7 dní nazpět) lokálně a můžete tak s ním pracovat i bez připojení k Internetu.

Google je také lídr trhu ve vyhledávání a mnoho lidí se drží Gmailu kvůli jeho fulltextovému vyhledávání. Já osobně na to nemám tak vysoké požadavky. V desktopovém klientu Evolution vyhledávám jen v hlavičkách zpráv, ne v obsahu. A vždycky jsem si s tím vystačil. Nicméně webové rozhraní Zoho Mailu nabízí taky fulltextové vyhledávání a z toho, co jsem zkoušel, mi nepřišlo, že by nějak viditelně zaostávalo za Gmailem. A v mém případě je dokonce rychlejší. Výsledky mi dává prakticky okamžitě, zatímco u Gmailu mám malou prodlevu. U Zoho Mailu mi taky přijde intuitivněji udělané vyhledávání složené z více podmínek, např. hledej výraz „XYZ“ v emailech od „XY“ ne starších než „XX.YY.ZZZZ“. Prostě ty podmínky skládáte do vyhledávacího pole. V Gmailu si buď můžete vybrat předvolené možnosti, které se zobrazují pod vyhledávacím polem, a pokud vám to nestačí musíte přepnout do dialogu, který se používá pro vytváření filtru.

Jak Gmail, tak Zoho Mail spojují emaily do konverzací. To znamená, že se zprávy seřadí pod sebou podle toho, kdy došly. Přibližuje to email chatu. U Gmailu ale v seznamu zpráv nepoznáte, jaké emaily v konverzaci jsou. Musíte ji otevřít, abyste to zjistili. V Zoho Mailu můžete v seznamu zpráv kliknout na číslici, která udává počet zpráv v konverzaci, a rozbalí se vám seznam všech zpráv, které se tam nacházejí. To se hodí zvlášť u dlouhých konverzací, kdy se v nich může člověk bez seznamu zpráv začít ztrácet.

Obě služby jsou nabízené také jako součást většího balíku, takže nabízejí různé integrační funkce. To může být užitečné, pokud používáte celý balík, a naopak překážet, když chcete jen email jako v mém případě. Zoho Mail kromě samotného emailu nabízí funkce, které se dnes už považují za standardní součást emailové služby: kalendář, kontakty, úkoly, poznámky. Těchto služeb se nezbavíte, ale můžete je prostě nepoužívat. Panel nalevo s jejich zástupci se dá trvale skrýt. Zoho Mail také obsahuje Streams, což je takový newsfeed pro skupiny, kde můžete s ostatními sdílet zprávy, soubory, úkoly. Mělo by to usnadňovat spolupráci v kolektivu, ale je to opět něco, co nepotřebuju. Bohužel se to nedá zcela vypnout. Můžete jen položku Streams v levém panelu vzít a přesunout úplně dolů, aby nezavazela. Pak ještě zbývají drobné ikony ostatních služeb v pravém panelu, které ale příliš nepřekáží. Nelze se tedy těchto integračních prvků zbavit úplně, ale jde to dostat do stavu, kdy to nějak zásadně nepřekáží.

Klienty

Gmail žádného desktopového klienta oficiálně nenabízí. Můžete se však k němu připojit z libovolného jiného, který podporuje IMAP. To sice funguje docela dobře, ale úplně nejlepší zkušenosti s tím nemám. Jak už jsem psal výše, některou podstatnou funkcionalitu jako např. chytré filtrování přes IMAP používat nelze. Taky se mi stávalo, že byl přístup přes IMAP občas pomalý. Konkrétní email nešel z nějakého důvodu načíst apod. Je možné, že to byl problém na straně klienta (Evolution), ale u žádného jiného poskytovatele včetně Zoho takové problémy nepozoruju. S IMAPem u Zoho Mailu jsem spokojenější nejen díky absenci podobných problémů, ale také díky tomu, že mám přes něj pořád k dispozici pokročilejší funkce jako ono chytré filtrování nebo štítky.

Zoho Mail také nabízí oficiální desktopový klient, který je k dispozici i pro Linux (ve formátu AppImage). Podle všeho se nejedná o nic jiného než webového klienta zabaleného s Electronem. K dispozici jsou také oficiální klienty pro mobilní platformy (Android a iOS). Používám ten pro Android a nemám s ním problém. Celkem srovnatelný s mobilním Gmailem. Aplikace je pravidelně aktualizovaná, drží krok s novými vymoženostmi v Androidu a je kompletně v češtině.

Lokalizace

Lokalizace do češtiny pro mě byla při výběru emailu hodně důležitá. Já osobně si bez problémů s angličtinou poradím, ale ostatní ne. V tomto ohledu nebyl u Gmailu žádný problém. Vše od uživatelského rozhraní, přes administraci až po nápovědu je kvalitně přeloženo do češtiny. Zoho tak daleko není. Naštěstí lokalizace končí tam, kde končí dosah běžných uživatelů.

Uživatelské rozhraní je kompletně přeloženo do češtiny, ač člověk občas narazí na nevhodný překlad (např. „subscribe“ přeloženo jako „předplatit“ místo jako „přihlásit se k odběru/odebírat“). Stejně tak je přeložená administrátorská konzole, která ale zase používá písmo, které zjevně neumí české znaky, a dochází tak k rušivému nahrazování z jiného písma. Nastavení účtu a nápověda je pak kompletně v angličtině.

Dokumentace a komunita

Tady nemůžu 100% srovnávat, protože nápovědu k Gmailu jsem nikdy moc nestudoval. Výhoda Gmailu je, že ji má kompletně v češtině. Nápověda Zoho je v angličtině, ale jinak proti ní nemůžu říct ani popel. Je opravdu obsáhlá. Na všechno, co jsem potřeboval řešit, jsem dokumentaci našel. K tomu je ještě k dispozici Knowledge Base, která jen k emailu obsahuje přes 300 článků. A co jsem nenašel tam, jsem našel v komunitním fóru, kde je jen o emailu 36 tisíc topiců. V tomto se Zoho gigantům jako Google minimálně vyrovná a žádný z alternativních poskytovatelů emailu, které jsem zkoušel, se mu v tomto ani neblížil.

Zoho je taky velmi aktivní na sociálních sítích. Pokud někdo hlásí nějaké problémy, komunikují, nabízejí pomoc s řešením. Nakolik ta pomoc následně vede k řešení, nemůžu říct. Zatím jsem ji nepotřeboval. Se zpětnou vazbou uživatelů ale umí pracovat pěkně. Můj tweet o přechodu z Gmailu na Zoho Mail se dostal i do jejich reklamy:

Administrace

Google Workspace/GSuite nabízí celkem rozsáhlou administraci organizace. Můžete spravovat uživatele, jednotlivé služby, bezpečnostní politiky… Administrace Zoho se v tomto Googlu směle vyrovná. Zoho Mail v tomto těží z širokého portfolia služeb Zoho, protože u žádného poskytovatele zaměřeného primárně na email jsem takto propracovanou a rozsáhlou administraci nenašel. Úvodní obrazovka se mi asi víc líbí u Zoho, protože je formou dashboardu a dává přehledné informace o stavu organizace. Nicméně pokud vím, tak Google Workspace umí také dashboardy, takže se tam dá něčeho podobného dosáhnout asi také.

Ostatní

Na závěr jsem si nechal různé dotazy, které už mi někdo ohledně Zoho Mailu položil.

• Subadresování umožňuje vytvářet dodatečné emailové adresy tak, že za uživatele doplníte +řetězec, tedy například jan+banka@novak.cz. Emaily adresované na tuto adresu pak budou chodit do stejné schránky jako původní jan@novak.cz. Osobně jsem to nikdy nepoužíval, ale už se mě na to několik lidí ptalo a ano, Zoho Mail to podporuje. Vyzkoušeno.
• IPv6 není podporováno. V roce 2022 to může překvapit, ale zrovna u poštovních serverů to není žádná výjimka. Z poskytovatelů, které jsem na začátku roku zkoušel, IPv6 naplno nepodporuje většina, případně si to drží na vedlejší doméně. Poštovní servery se do podpory IPv6 nehrnou, protože jedním ze způsobů boje se spamem, je i blokování IP rozsahů, z kterých spam chodí, což je u IPv6 podstatně obtížnější, nebo zcela nemožné. Zoho prý podporu IPv6 testuje a má ji spustit v blízké budoucnosti. V tomto je Gmail napřed. Ten IPv6 podporuje už roky, ale i u něj to drhne. U emailů poslaných přes IPv6 je při filtrování spamu podstatně přísnější, což má za následek, že je Internet plný stížností, že emaily poslané přes IPv6 na Gmail nedorazí.
• U Zoho používám pouze email a vše ostatní včetně kontaktů mám na vlastním Nextcloudu. Mít nahrané kontakty v Zoho Mailu se ale hodí minimálně pro doplňování adres. Bohužel Zoho nepodporuje synchronizaci s jiným serverem skrze CardDAV, pouze s Googlem Contacts. Zkoušel jsem si nastavit synchronizaci skrz vlastní server, ale vzdal jsem to po řadě problémů, řešení konfliktů atd. U ručního importu souboru .cvf jsem zase narazil na limit velikosti souboru (je tuším 4 MB). Nakonec se mi podařilo importovat kontakty do Zoho ručním překopírováním kontaktů v desktopovém klientu Evolution. Na automatické řešení jsem ale zatím nepřišel.